نرم افزار مدیریت و کنترل پروژه

این نرم افزار برای مدیران و کسانی که با پروژه سر و کار دارند سودمند و بسیار کاربردی است و توصیه می شود با این نرم افزار قدرتمند آشنا شوند.سیستم و نرم افزار مدیریت و کنترل پروژه تحت وب، از دو قسمت برنامه‌ریزی و کنترل پروژه تشکیل شده است که باعث شده این نرم افزار به یک ابزاری قدرتمند و کاربردی برای کنترل زمان، کنترل هزینه و مدیریت منابع و نیروی انسانی  تبدیل گردد.

هدف اصلی ایجاد بستری مطمئن و مناسب برای مدیریت پروژه با استفاده از مدیریت برنامه ها، کنترل منابع و ... بوده است. این نرم افزار تحت وب بوده و امکان استفاده از این نرم افزار هم روی بستر نت و هم  بر روی یک سرور مرکزی و با دسترسی از طریق شبکه داخلی وجود دارد نرم افزار مدیریت و کنترل پروژه به نوعی طراحی شده که کاربران آن حتی با کمترین دانش مربوط به مدیریت پروژه قادر خواهند بود به سادگی پروژه ها ، وظایف ، منابع و ... را برنامه ریزی کنند و از روند انجام کار پروژه گزارش گیری و مستندات خود را مدیریت نمایند.

این نرم‌افزار با گرفتن ورودی می‌تواند اطلاعاتی را درمورد افراد و ذینفعان مختلف فراهم سازد که با استفاده از این اطلاعات می‌توان میزان تلاش مورد نیاز برای به پایان رساندن پروژه را تعیین و تصدیق کرد. برخی از این ورودی‌ها عبارتند از:

لیست وظایف افراد و زمان بندی تخصیص یافته برای منابع
نمایی از اینکه چه مدت طول می‌کشد تا یک فعالیت کامل شود
اطلاعاتی در مورد حجم کار، برای طرح ریزی تعطیلات


مدارک و گواهی‌ها
اطلاعاتی تاریخی در مورد نحوه پیشرفت پروژه، مخصوصا رابطه انجام شده در واقعیت با آنچه طرح ریزی شده

استفاده بهینه از منابع محدود
پشتیبانی مالی

خصوصیات اصلی نرم افزار مدیریت پروژه چیست ؟

مهمترین ویژگی که نرم افزار مدیریت پروژه را از سایر سیستمهای نرم افزاری مدیریت و کنترل پروژه متمایز می کند، کاربری ساده آن برای تمامی عوامل دیگر در پروژه از جمله کارکنان و مدیران است.

انواع گزارشات مدیریتی، کنترلی و.... در سامانه طراحی گردیده و بدین وسیله امکان گزارشگیری لحظه به لحظه برای مدیران و کاربران در سطوح مختلف فراهم می گردد

یکی از مهمترین ویژگیهای نرم افزار تعریف دقیق مدیریت سطوح دسترسی کاربران آن می باشد هر یک از کاربران سیستم اجازه دارند به قسمتهایی که برای آنها تعریف شده است دسترسی داشته باشند.

یکپارچگی، پشتیبانی از وظایف وابسته، نمایش درصد پیشرفت، ارایه گانت چارت، امکان OnLine بودن کلیه رویدادها، امکان ثبت Log ازکلیه فعالیتها و عملکرد کاربران و... از دیگر ویژگیهای سامانه مدیریت و کنترل پروژه می باشد.

بخشهای مختلف نرم افزار کنترل پروژه
اطلاعات پروژه ها (Projects) :
پروژه هایی که ثبت شده اند، به ترتیب ذیل مدیریت و کنترل می شوند:

پروژه های فعال
پروژه های کامل
پروژه های آرشیوی

برخی از مشخصات پروژه ها شامل موارد ذیل می باشد:
نام پروژه، مدیر پروژه، شرکت یا سازمان، تاریخ شروع و پایان پروژه، وضعیت پروژه، محاسبه درصد پیشرفت بر اساس وزن، هزینه و زمان

فعالیتها و وظایف (Tasks):
در هر پروژه فعالیتهایی را تعریف می کنیم و آنرا به افراد مورد نظر اختصاص می دهیم. برخی از اطلاعاتی که در یک رکورد فعالیت ثبت و نگهداری شده و قابل مدیریت و کنترل می باشد بشرح ذیل است:

فعالیت ، پدید آورنده فعالیت، منشا فعالیت، بودجه، وضعیت وابستگی به فعالیتهای دیگر، اولویت، میزان پیشرفت، تاریخ شروع و پایان ، افراد مامور ، وزن

تقویم کاری (Calendar) :
تقویم کلیه فعالیتها و وظایف افراد سازمان، مدیران و مسئولین هر بخش در اینجا می تواند به صورت روزانه ثبت و نگهداری گردد. اطلاعات مذکور به صورت روزانه ، هفتگی و ماهانه نمایش داده می شود.

در اطلاعات روزانه می توان رویدادها و وظایف مربوط به همان روز را ثبت و نگهداری نمود.
- رویدادهای جدیدی که ثبت می گردد شامل اطلاعات ذیل می باشد:

پروژه مرتبط ، تاریخ شروع و خاتمه رویداد و توصیف و...

این بخش در واقع جایگزین تقویم رومیزی مدیران خواهد شد.

مستندات و فایلها (Files) :
مدیریت و کنترل فایلها و مستندات مورد نیاز پروژه ها جهت استفاده کلیه کاربران سامانه دراین قسمت امکان پذیر است. در صورتیکه لازم باشد تعدادی از کاربران فایلی را مورد مطالعه و یا بررسی قرار دهند می توان آنرا در اینجا اضافه نمود.

مدیریت ارتباطات و تماس ها (Contacts) :
مشخصات افراد مرتبط با سازمان و یا موسسات در اینجا ثبت می گردد. بدینوسیله می توان با اشخاص مورد نظر از طریق تلفن و یا پست الکترونیکی (E-mail) ارتباط برقرار نمود.

جدول زمانی (Timesheet) :
ثبت ساعتهای انجام کار افراد تیم پروژه در این بخش انجام می گردد. بدین ترتیب فعالیت های انجام گرفته توسط اعضای تیم، نوع فعالیت انجام گرفته توسط اعضای تیم و زمان شروع و خاتمه فعالیت ثبت می گردد.

بدین ترتیب مدیران پروژه توانایی تهیه گزارشهای متنوع از ساعات کار پروژه و کنترل تیم آنرا خواهند داشت.
اطلاعات این بخش شامل موارد زیر است :

نام کاربر، زمان ثبت، تاریخ، زمان شروع، زمان خاتمه، مکان اجرا، کد فعالیت، عنوان فعالیت و خاتمه فعالیت می باشد.

یادداشتها (Thickets) :
یادداشتهایی از کاربران برای یکدیگر و یا برای اطلاع دیگر کاربران در این قسمت ثبت و نگهداری می شود.

در هر یادداشت جدید عناوین ذیل تکمیل می گردد: نام، موضوع یادداشت، درجه اهمیت و توضیحات مورد نیاز.

نگهداری و پشتیبانی :
پس از انجام خدمات مرحله توسعه، بومی سازی، نگهداری و پشتیبانی نرم افزار کنترل پروژه آغاز خواهد شد. در این مرحله که شش ماه بطول خواهد انجامید، آپدیت های  جدید نرم افزار که توسط شرکت به روز می گردند، در اختیار سازمان قرار خواهد گرفت.