راهکارهای نرم افزاری برای شهرداری ها و سازمانهای تابعه

مراحل انجام فعالیت‌ها برای استقرار سیستم‌های یکپارچه در حوزه‌های مالی، اداری و درآمد با هدف محاسبه بهای تمام شده فعالیت‌ها و پروژه‌ها و پایه‌ریزی نظام بودجه‌ریزی عملیاتی از یک‌سو و تعامل با سیستم‌های شهرسازی و نوسازی از سوی دیگر به شرح زیر است:

خدمات مشاوره

    شناخت و عارضه‌یابی و پیشنهاد بهبود
    طراحی مفهومی، بهبود و تدوین فرآیندها
    طراحی مدل اطلاعاتی
    بهبود الگوی گزارش‌گری مالی و مدیریتی



استقرار پایگاه داده

    ستاد و مناطق
    سازمان‌ها و شرکت‌ها
    ستاد
    و...

در راهکار پیشنهادی، نحوه چیدمان و الگوی مناسب برای استقرار پایگاه داده که با استفاده از ابزارهای متنوع انتشار و تبادل اطلاعات راه دور، مورد استفاده قرار خواهند گرفت به ترتیب زیر می‌باشد:

    ستاد و مناطق : استفاده از بانک اطلاعاتی یکپارچه
    سازمان‌ها و شرکت‌ها : استفاده از بانک اطلاعاتی مستقل برای عملیات هر یک
    ستاد : ایجاد پایگاه اطلاعاتی متمرکز برای تهیه آمار و گزارشات تجمیعی و ترکیبی زیرمجموعه ها (ستاد، مناطق، سازمان‌ها و شرکت‌ها)

و از طریق به‌کارگیری تواًمان نرم‌افزارهای متنوع عمومی و ویژه‌ی فعالیت‌های عمرانی و پیمانکاری نظیر سیستم مدیریت قراردادها، تایم شیت کارکنان و ماشین‌آلات و نظائر آن‌ها در یک پایگاه داده متمرکز و یکپارچه‌ی شعبه‌پذیر، تمامی حوزه‌های عملیاتی را به صورت جامع پوشش می‌دهد و امر مدیریت بر مبنای اطلاعات را محقق می‌سازد.


ابزارهای حوزه مدیریت

    ابزار گزارش‌دهی مدیریت(MRS)
    ابزار تجمیع و سازمان دهی اطلاعات زیرمجموعه ها (DWH)
    ابزار اداره هوشمند کسب وکار(BI)
    ابزار گزارش دهی مدیریت(MRS)
    سیستم گزارش دهی مدیریت به عنوان لایه نرم افزاری فوقانی سیستم های عملیاتی رایورز، موظف به بازیابی و تلفیق اطلاعات متنوع مربوط به حوزه های کاری مختلف از جمله حوزه تأمین و نگهداری مواد و مصالح، پایگاه ماشین آلات، مالی و اداری، منابع انسانی و قراردادها در یک سازمان واحد و کلیه زیرمجموعه ها و شعب آن می باشد. هر یک از سیستم های عملیاتی و اطلاعاتی حوزه های فوق از طریق فایل ها و جداول اصلی مربوطه، به همراه برخی گزارشات کلیدی که به نوبه خود به صورت فایل های اطلاعاتی قابل استفاده می باشند، ورودی لازم جهت سیستم گزارش دهی به مدیریت را تهیه می نمایند.
    سیستم مذکور در یک محیط همگن با بازیابی کلیه اطلاعات موردنیاز مدیریت، امکان اعمال مدیریت بر مبنای اطلاعات را فراهم می سازد. بدین معنی که علاوه بر فراهم کردن زمینه اعمال نظارت بر حوزه های کاری مختلف از طریق کنترل اطلاعات عملیاتی تأمین شده توسط سیستم های هرحوزه و هم چنین بازیابی اطلاعات ساده و ترکیبی در ارتباط با نیازهای پیش بینی نشده، امکان تأمین چک لیست گزارشات مدیریت را به صورت لحظه ای و نیز در دوره های زمانی روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه فراهم می سازد.

    ابزار تجمیع و سازمان دهی اطلاعات زیرمجموعه ها (DWH)
    این ابزار قادر است در محیط های اطلاعاتی همگن در هر یک از زیرمجموعه ها که دارای پایگاه داده مستقل هستند، از طریق بازیابی کلیه اطلاعات موردنیاز مدیریت، امکان اعمال مدیریت بر مبنای اطلاعات را برای مدیران دفترمرکزی/شرکت مادر فراهم سازد.

    ابزار اداره هوشمند کسب وکار(BI)
    هوشمندی تجاری به تکنیک های کامپیوتر محوری گفته می شود که برای تشخیص، استخراج و تحلیل داده های مرتبط با یک کسب وکار مورد استفاده قرار می گیرند. تکنولوژی هوشمندی تجاری، داده های تاریخچه ای، وضع فعلی و فضای پیش بینی عملیات سازمان را به طور همزمان مورد استفاده قرار می دهد. هدف استفاده از هوشمندی تجاری، پشتیبانی از مدیران سطوح مختلف سازمان در امر تصمیم گیری می باشد. سیستم گزارش ساز، ابزار تجمیع داده ها و سیستم گزارش دهی به مدیریت از سطوح این سیستم هستند. سطح آخر یک سیستم هوشمندی تجاری ابزار داشبورد مدیریتی است که به تازگی توسط شرکت رایورز تولید شده است.
    داشبورد مدیریتی ابزاری ست که امکان مانیتور کردن شاخص های کلیدی عملکرد سازمان (KPI) را برای مدیران آن سازمان فراهم می سازد. شاخص هایی از قبیل "درصد تحقق برنامه"، "عقب افتادگی فرآیندها"، "پیشرفت ریالی پروژه"، "پیشرفت فیزیکی پروژه"، "مصرف مواد در پروژه" و... می توانند در ردیف شاخص های کلیدی مدنظر مدیریت، جهت پایش سازمان به شمار روند که بسته به نیاز مدیران قابل تعریف، تغییر و توسعه هستند.
    دستاوردهای حاصل از استقرار سیستم داشبورد مدیریتی، به قرار زیر است:
        محاسبه شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) با استفاده از داده های موجود در سیستم ها
        کمک به تصمیم گیری سریع و بهینه بر اساس اطلاعات جمع آوری شده
        نمایش وضعیت کل سازمان در یک نگاه
        نظارت بر عملکرد سازمان
        سهولت در شناسایی و تصحیح روندهای ناصحیح و تنگناها


فرآیند مدار‌سازی سازمان BNDBS-BPMS

    لایه سیستم‌های عملیاتی مبتنی بر میز کار
    لایه اتوماسیون
    لایه تصمیم‌گیری بر مبنای اطلاعات
    لایه اطلاع‌رسانی مدیریتی

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار رایورز شامل زیرساخت جامعی جهت طراحی، اجرا، یکپارچه سازی و کنترل فرآیندهای سازمان است. این سیستم با خودکارسازی، مدیریت و بهینه سازی فرآیندهای کاری و هم چنین برقراری ارتباط با سایر سیستم های فعال در هر مجموعه، امکان دستیابی به حداکثر کارایی و اثربخشی را جهت بهره برداری بهینه از منابع محدود سازمان فراهم می سازد. لایه های متشکله این محصول عبارتند از:

    لایه سیستم های عملیاتی مبتنی بر میز کار
    مکانیزه نمودن روابط و ضوابط انتقال اطلاعات میان واحدهای سازمانی و سیستم های عملیاتی مختلف به همراه فراهم آمدن امکان ارجاع کار به افراد که به تسهیل فرآیند انجام کار خواهد انجامید.
    لایه اتوماسیون
    این لایه، امکان تعریف چرخه گردش کار میان افراد و هم چنین استفاده از گزارشات و مستندات پشتیبان تصمیم گیری و نظایر آنها را جهت تحقق مکانیزاسیون فرآیند فراهم می کند.
    لایه تصمیم گیری برمبنای اطلاعات
    در این لایه، با اتکاء به انبوه اطلاعات تولید شده توسط سیستم های مستقر در واحدهای عملیاتی، امکان ساخت و تهیه گزارشات جدید عملکردی و مقایسه ای برای تصمیم گیری بهینهدر هر مرحله، فراهم می شود.
    لایه اطلاع رسانی مدیریتی
    این لایه، امکان دسترسی به اطلاعات آماری گردش کار (در میان واحدهای سازمانی) و نیز شناسایی گلوگاه های کاری را برای مدیریت سازمان فراهم می آورد تا بتوانند جهت تسهیل فرآیند انجام کار، تصمیمات مناسبی را اتخاذ نمایند.
    دامنه کاربرد BPMS در سازمان های عمرانی و شرکت های پیمانکاری
    یکی از نیازهای اصلی سازمان های عمرانی و شرکت های پیمانکاری در راستای تعمیق اتوماسیون عملیات در سازمان،مکانیزه نمودن فرآیندهای مرتبطبا "مدیریت درخواست های درون و برون سازمانی" است. نمونه ای از این درخواست ها، فرآیند تأمین کالا و خدمات و تهیه مواد و مصالح است. با مکانیزه شدن این فرآیند، کاربران می توانند بدون نیاز به ورود به سیستم های عملیاتی (مانند انبار) تنها از میز کار خود با ثبت یک درخواست کالا، فرآیند تأمین را آغاز نمایند. پس از گردش درخواست در کارتابل افراد مختلف و تأیید توسط سمت های مربوطه، درخواست کالا در انبار ثبت می گردد و فرد متقاضی همیشه می تواند از آخرین وضعیت درخواست خودمطلع می گردد.




نرم‌افزارهای پیشنهادی به سازمان‌ها

    نرم افزارهای پیشنهادی
    حوزه مالی
        حسابداری مالی و کنترل بودجه
        مدیریت منابع وجوه نقد
        حقوق و دستمزد
        حسابداری انبار
        حسابداری اموال
        بهای تمام شده خدمات
        حسابرسی داخلی
        تهیه صورت های مالی
        نرم افزارهای واسط
    حوزه اداری و منابع انسانی
        اتوماسیون اداری
        کارتابل الکترونیکی درخواست ها
        ثبت و کنترل کارتابل کارکنان
        مدیریت منابع انسانی
    حوزه پشتیبانی
        خرید داخلی (تدارکات)
        خرید خارجی (سفارشات)
        مدیریت قراردادها
        تعمیر و نگهداری
    حوزه مدیریت
        گزارش دهی به مدیریت
        داشبورد مدیریتی
        حسابداری اعتبارات



دغدغه‌ مهم مدیران شهرداری‌ها و سازمان‌های تابعه

    محاسبات صورت وضعیت (براساس فهرست بها)
    محاسبه کسور صورت وضعیت ها
    محاسبه استهلاک پیش پرداخت و علی الحساب
    کنترل سررسید تضامین نزدیک

"مدیریت قراردادها" که خاص این نوع فعالیت طراحی شده است، وجود دارد و مدیریت می تواند با تکیه بر آن، بسیاری از نیازهای اطلاعاتی و کنترلی خود را در این حوزه تأمین نماید.



ویژگی‌های خاص شهرداری‌ها و سازمان‌های تابعه

    گستردگی جمعیت و توسعة روزافزون شهر
    تنوع فعالیتهای شهری و عمرانی
    پراکندگی مکانی و توزیع جغرافیائی (مناطق ، سازمان‌ها و شرکتهای تابعه)
    ضرورت پایه ریزی نظام بودجه ریزی عملیاتی
    آیین نامه مالی معاملاتی ویژه و جاری بودن روشهای گوناگون ثبت حسابداری
    تنوع نظامهای پرداختی کارکنان
    تعدد پیمانکاران و ضرورت کنترل عملکرد آنان
    گوناگونی روشهای محاسبه و وصول درآمد
    و ...