نرم افزار سازمانی چیست؟ انواع، مزایا و پیاده‌سازی

نرم افزار سازمانی (Enterprise Software) به نرم افزارهایی گفته می‌شود که برای اداره‌ی فرآیندهای یک سازمان، و نه نیاز یک کاربر تنها، طراحی می‌شوند؛ مانند ERP برای برنامه‌ریزی منابع، CRM برای مدیریت ارتباط با مشتری، اتوماسیون اداری برای گردش نامه‌ها و کارها، و نرم افزارهای انبارداری، حضور و غیاب و مدیریت تولید. ویژگی مشترک همه‌ی آن‌ها این است که چند واحد و ده‌ها یا صدها کاربر هم‌زمان روی یک داده‌ی مشترک کار می‌کنند.

در این مقاله توضیح می‌دهیم نرم افزار سازمانی چیست، چه انواعی دارد، با نرم افزار عمومی چه فرقی دارد و چطور باید بین خرید نرم افزار سازمانی آماده و توسعه‌ی نرم افزار سازمانی اختصاصی تصمیم گرفت.

نرم افزار سازمانی چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟

نرم افزار سازمانی ستون فقرات عملیات روزانه‌ی یک شرکت است. چند ویژگی آن را از نرم افزارهای معمولی جدا می‌کند:

• چندکاربره و نقش‌محور: هر کاربر بر اساس نقش و سطح دسترسی خود فقط بخش مربوط به کارش را می‌بیند.
• داده‌ی یکپارچه: اطلاعات یک بار ثبت می‌شود و همه‌ی واحدها از همان داده استفاده می‌کنند؛ دیگر چند فایل اکسل جداگانه با اعداد متفاوت وجود ندارد.
• گردش کار (Workflow): فرآیندها مانند درخواست، تأیید، ارجاع و بایگانی در نرم افزار تعریف و پیگیری می‌شوند.
• یکپارچه‌سازی: اتصال به نرم افزار حسابداری، درگاه پرداخت، سامانه‌های مالیاتی، پیامک و سایر سیستم‌ها.
• امنیت و ردگیری: ثبت سابقه‌ی تغییرات، پشتیبان‌گیری و کنترل دسترسی.
• مقیاس‌پذیری: با رشد سازمان، تعداد کاربران، شعبه‌ها و حجم داده بدون افت کارایی افزایش می‌یابد.

انواع نرم افزار سازمانی

ERP: برنامه‌ریزی منابع سازمان

ERP واحدهای مالی، خرید، فروش، انبار، تولید و منابع انسانی را در یک سیستم یکپارچه جمع می‌کند. توضیح بیشتر در مقاله‌ی نرم افزار ERP و صفحه‌ی نرم افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان ERP.

CRM: مدیریت ارتباط با مشتری

CRM تمام تعاملات با مشتری، از اولین تماس تا فروش و خدمات پس از فروش، را ثبت و پیگیری می‌کند. امکانات آن را در امکانات نرم افزار CRM و نرم افزار ارتباط با مشتری ببینید.

اتوماسیون اداری

نرم افزار اداری یا اتوماسیون اداری گردش نامه‌ها، دبیرخانه، بایگانی، درخواست‌ها و کارتابل کارکنان را الکترونیکی می‌کند. جزئیات در نرم افزار اتوماسیون اداری.

نرم افزار مدیریت تولید و PLM

برای کارخانه‌ها، برنامه‌ریزی ظرفیت، زمان‌بندی و کنترل تولید و مدیریت چرخه‌ی عمر محصول اهمیت حیاتی دارد؛ نگاه کنید به نرم افزار برنامه‌ریزی و مدیریت تولید PLM.

انبارداری، حضور و غیاب و منابع انسانی

نرم افزارهای انبارداری، کنترل تردد و حضور و غیاب و مرخصی و مأموریت از پرکاربردترین نرم افزارهای سازمانی در شرکت‌های ایرانی هستند و معمولاً باید به حقوق و دستمزد و حسابداری متصل شوند.

نرم افزارهای مالی و بانکی

حسابداری، خزانه‌داری، مدیریت دریافت و پرداخت و ابزارهایی مانند نرم افزار تولید شناسه واریز برای تطبیق خودکار واریزها، بخش مالی نرم افزارهای سازمانی را تشکیل می‌دهند.

تفاوت نرم افزار سازمانی با نرم افزار عمومی

برای آشنایی با نرم افزارهای عمومی، مقاله‌ی نرم افزار های عمومی چیست را ببینید.

نرم افزار سازمانی آماده یا اختصاصی؟

نرم افزارهای سازمانی آماده سریع‌تر راه‌اندازی می‌شوند، اما سازمان باید فرآیندهایش را با نرم افزار تطبیق دهد. در توسعه‌ی نرم افزار سازمانی اختصاصی، نرم افزار با فرآیندهای واقعی سازمان ساخته می‌شود. این معیارها به تصمیم‌گیری کمک می‌کند:

• فرآیندهای خاص: اگر روش کار سازمان شما با الگوی نرم افزارهای آماده فرق دارد، نرم افزار اختصاصی مناسب‌تر است.
• یکپارچگی: اگر باید به سیستم‌های موجود، سخت افزار یا سامانه‌های بیرونی وصل شوید، سفارشی‌سازی عمیق لازم می‌شود.
• مالکیت و توسعه‌ی آینده: در نرم افزار اختصاصی، مسیر توسعه دست خود سازمان است.
• هزینه‌ی کل در چند سال: هزینه‌ی خرید یا اشتراک، شخصی‌سازی، آموزش و پشتیبانی را با هم مقایسه کنید، نه فقط قیمت اولیه.

مقایسه‌ی کامل را در طراحی نرم افزار سفارشی یا خرید نرم افزار آماده و نرم افزار اختصاصی چیست بخوانید.

مراحل پیاده‌سازی نرم افزار سازمانی

1. شناخت و مستندسازی فرآیندها: فرآیندهای فعلی و مطلوب هر واحد نوشته می‌شود.
2. تدوین نیازمندی‌ها: امکانات، نقش‌ها، گزارش‌ها و اتصال‌ها در یک سند مشخص می‌شود؛ نمونه RFP برای این کار مناسب است.
3. انتخاب راهکار و شرکت مجری: مقایسه‌ی پیشنهادها و انتخاب یک شرکت نرم افزار با تجربه‌ی مرتبط.
4. توسعه یا شخصی‌سازی و تست: تحویل مرحله‌ای و تست با کاربران واقعی.
5. انتقال داده و آموزش: انتقال اطلاعات از سیستم‌های قبلی و آموزش کاربران هر واحد.
6. بهره‌برداری و پشتیبانی: رفع اشکال، به‌روزرسانی امنیتی و توسعه‌ی امکانات جدید.

اشتباهات رایج در پروژه‌های نرم افزار سازمانی

• شروع پروژه بدون مستندسازی فرآیندها و نیازمندی‌ها
• درگیر نکردن کاربران کلیدی هر واحد در طراحی و تست
• پیاده‌سازی هم‌زمان همه‌ی ماژول‌ها به‌جای اجرای مرحله‌ای
• نادیده گرفتن انتقال داده‌های قبلی و آموزش کارکنان
• روشن نکردن پشتیبانی و مالکیت کد منبع در قرارداد

توسعه نرم افزار سازمانی و اداری در برنامه نویسان دانش برتر سهند

برنامه نویسان دانش برتر سهند به‌عنوان یک شرکت برنامه نویسی، توسعه نرم افزار سازمانی و اداری را برای کسب‌وکارها و سازمان‌های سراسر ایران انجام می‌دهد؛ از اتوماسیون اداری، CRM و ERP تا نرم افزارهای مالی و بانکی و اتصال به سخت افزار و اینترنت اشیا.

سوالات متداول درباره نرم افزار سازمانی

نرم افزار سازمانی چیست به زبان ساده؟

نرم افزاری که کارهای یک سازمان را بین چند واحد و کاربر، روی داده‌ی مشترک و با گردش کار مشخص انجام می‌دهد؛ مانند ERP، CRM و اتوماسیون اداری.

نرم افزار اداری با نرم افزار سازمانی چه فرقی دارد؟

نرم افزار اداری (اتوماسیون اداری) یکی از انواع نرم افزار سازمانی است که روی نامه‌ها، دبیرخانه، بایگانی و کارتابل تمرکز دارد؛ نرم افزار سازمانی مفهوم گسترده‌تری است.

کدام نرم افزار سازمانی را اول پیاده‌سازی کنیم؟

معمولاً فرآیندی که بیشترین کار دستی یا خطا را دارد؛ در بسیاری از شرکت‌ها حسابداری و انبار یا ارتباط با مشتری نقطه‌ی شروع است.

آیا نرم افزار سازمانی ابری هم وجود دارد؟

بله؛ در مدل ابری (SaaS) نرم افزار روی سرور ارائه‌دهنده اجرا می‌شود و سازمان اشتراک می‌پردازد. مدل نصب روی سرور داخلی سازمان هم برای سازمان‌هایی که محدودیت امنیتی دارند رایج است.