پروپوزال چیست و تفاوت RFI RFP نیست

پروپوزال یا RFP چیست؟ پروپوزال و یا طرح پیشنهادی و در عبارتی دیگر RFP یا ( Request for Propsal) به فارسی درخواست برای پیشنهاد: در حقیقت سند راهبردی کسب و کار است که برای پیشنهاد یک فرایند مناقصه، فروش، معرفی چیزی توسط یک متخصص، مدیر و یا آژانس های خدماتی و یا فرد علاقه مند برای ارایه به کارفرما در جهت ارایه یک محصول، خدمات و یا دارایی با ارزش، ارسال می گردد

RFP ها معمولا فایلها و مستندات متنی هستند که در آن درخواست جزییات فنی و قابلیت های تخصصی محصول یا خدمات مورد تقاضا تشریح می شود

هر ساله پروژه های متعددی در زمینه های مختلف فناوری اطلاعات شکل می گیرد و سازمان های مختلف بر اساس نیازهای حال و آینده خود اقدام به تعریف و پیاده سازی پروژه های مختلفی برای بهینه سازی عملکرد خود می کنند. سازمان ها همیشه هزینه های فراوانی را برای به ثمر رساندن پروژه ها متحمل می شوند و در بسیاری مواقع پروژه ها به دلیل های مختلف همچون ضعف مدیریتی، کمبود پول، از دست رفتن زمان و...به سرانجام مورد انتظار نمی رسند و این یعنی به هدر رفتن سرمایه و زمان سازمان، که می توان علت های مختلفی را برای آن بر شمرد.

پروژه های فناوری اطلاعات به دلیل ماهیت خود از جنبه های نو بودن آنها در ساختار سازمان ها و تخصصی بودن کار و نیاز به برون سپاری پروژه ها بسیار حساس هستند. یعنی در فاز نیاز سنجی و تعیین اولویت های سازمان باید بررسی ها و مطالعه های دقیق، کارشناسانه و آینده نگرانه ای صورت بگیرد.

پروپوزال چیست و تفاوت RFI با RFP

معمولا همه کسب و کارها در هر صنعتی که باشند در جلسات نخست یک درخواست از مجری دارند و آن ارایه پروپوزال است پیش از ورود به اولین مذاکره با یک کارفرما و یا پس از اولین مذاکره، مالکان کسب و کارها برای نحوه پاسخ شما به ارایه خدمت یا محصول درخواست شده، نیازمند یک سند اطلاعاتی هستند که نام این سند بطور تخصصی RFI هست یک طرح اولیه! یعنی آنها میخواهند مجاب شوند که شما چه چیزی برای ارایه دارید؟ چه کسی هستید؟ چطور کار میکند؟ چه فرایند، زمانبندی تخمینی و چه مزایای و معایبی رو میخواهید ارایه کنید این در حقیقت یک نوع سند ارزیابی شماست.

که در درجه نخست! فقط یک طرح اولیه چیزی شبیه پیرنگ داستان، یا طرح اولیه نقاشی شده یک مدل خودرو!

RFP به معنای درخواست اطلاعات است. این نوع پیام توسط مشتریان بالقوه به منظور فروش اطلاعات بیشتر در مورد صنعت و خدمات به فروشندگان ارسال می شود، اما هنوز نباید به عنوان درخواست پیشنهادی (RFP) یا درخواست درخواست برای نقل قول (RFQ) در نظر گرفته شود.

فرض کنید می خواهید سیستم پخش مویرگی را در دو صنعت نفتی و لوازم التحریر ارایه کنید و یا طراحی یک وب سایت و یا لوله کشی ساختمان و...

به نظر شما مزایا، معایب، معرفی سیستم، توانایی های شما، امکانات، تکنولوژی های مورد استفاده و.... در گام نخست برای آنها متفاوت است!؟

اگر سیستم پخش مویرگی شما یک نرم افزار باشد برای همه آن صنایع صرفا یک معنی می دهد .

و آن اینست که خروجی یکی است ولی نتیجه متفاوت است مثلا برای صنعت نفت ممکن است نتیجه بومی سازی و استفاده از ابزارهای بومی در داخل باشد اما برای لوازم التحریر فروش بیشتر باشد! چه در صنعت نفت، باشید چه خودرو و چه غذا و... در هر صورت ماهیت کلی اکثر RFI ها در زمینه مورد نظر فعالیت شما شبیه به همند.

کارفرمایان در جلسات اولیه در حال ارزیابی شما بعنوان ارایه کننده خدمت هستند و بهترین و سریعترین راه ارایه RFI است که معمولا به آن پروپوزال هم می گویند....

RFI توسط فروشندگان و مجریان تولید و توسط کارفرمایان و مشتریانی مورد استفاده قرار می گیرد که تجربه ای در زمینه طیف خاصی از ویژگی های یک خدمت یا محصول و یا به طور کلی یک بازار ندارند، یا آن دسته از مشتریانی که می دانند که نیازمند یک سرویس خاص هستند اما قبل از هرگونه اقدامی خواهان کسب اطلاعات بیشتری هستند تا بازار، مجریان و فروشندگان و ارایه دهندگان خدمات مورد نظر را بشناسند در حقیقت در مرحله دریافت RFP مشتری در قبال فروشنده هیچ تعهد خریدی ندارد: صرفا او ابراز علاقه کرده و فقط میخواهد ضمن کسب اطلاعات شناخت درستی از بازار و شما بعنوان ارایه دهنده خدمت در نظر بگیرد که اگر به نتیجه رسید می تواند یا خود RFP ارایه کند و مجری آنرا تکمیل کند و یا اینکه شما RFP ارایه خواهید کرد در این نوع سند کلیات کار مطرح می شود که در بسیاری از حالات صنایع و ... شبیه به هم هست که معمولا پیش از جلسه اول و یا پس از اولین جلسه مقدماتی ارایه می گردد..

هدف از ارایه RFI:

• معرفی بازار به کارفرما

• معرفی توانایی اجرایی مجری به کارفرما

• معرفی محصول یا خدمت با درج قابلیت ها، مزایا معایب و ریسک ها به کارفرما

• افزایش تاثیر مثبت در ذهن کارفرما

• شفاف سازی

• اطمینان از درک نیازمندی کارفرما و طرح راهکارهای مجری

یافتن یک ساختار منسج و الگوی خوب RFI به شما کمک می کند تا تمام اطلاعات موردنیاز برای تصمیم گیری در مورد همکاری های بالقوه را جمع آوری کنید عوامل زیادی وجود دارد که باید مورد توجه قرار گیرد و انجام یک مقایسه هوشمندانه و یکدست و ارزیابی برای یک روند بهتر ضروری است.

اما RFP چیست!؟

RFP یعنی درخواست پیشنهاد و اغلب پس از ارسال RFI مطرح می شود که می تواند یک پیام یا سندی دقیق تر با جزئیات بیشتر که چالش ها و کلیه نیازمندیها، اهداف تجاری کارفرما را پوشش می دهد. این نوع سند باید براساس مشکلات واقعی در کسب و کار ، اطلاعات خاص لازم برای تهیه یک راه حل نرم افزاری متناسب را به فروشندگان ارائه دهد. در حالی که RFI بیشتر "ثبت علاقه" یک بازار است، RFP می تواند بطور شفاف نیازهای کارفرما را برطرف کند ضمن اینکه به هر دو طرف کمک می کند تا درک و شناخت کامل و بهتری از یکدیگر داشته باشند اینجا هم اگرچه تعهدی به پای کارفرما جهت خرید محصول یا خدمت از مجری نوشته نمی شود بلکه جزئیات کار مطرح شده است که معمولا پس از برگزاری چندین جلسه و گفتگو حاصل می شود..

اطلاعات بیشتر در سایت سروشانه

سندهای فوق باید به گونه ای تولید گردد که دقیقا معرف کیفیت کار و خدمات شما باشد!

پس نهایت دقت، زیبایی را در تولید پروپوزال داشته باشید.

در اصول مدیریت پروژه نخستین مرحله و گام برای آغاز یک پروژه در سازمان، شامل فرآیندی کارشناسی برای بررسی وضع موجود سیستم ها و امکانات فعلی، بازنگری در ساختار سازمان بر اساس تحولات درونی و بیرونی، بررسی جایگاه سازمان در بازار و موقعیت آن در برابر رقیبان، پیش بینی نیازهای کوتاه مدت و بلند مدت و بررسی تعریف سرویس های جدیدی و قابلیت انطباق یا ارتقاء سرویس های قبلی به وسیله آنهاست.

در کل مدیریت پروژه فناوری اطلاعات یا به دنبال ایجاد یک سیستم جدید بر اساس شرایط به وجود آمده و کارکردهای مورد نیاز سازمان است و یا در صدد بهینه سازی و ارتقاء سیستم های موجود برای تطبیق دادن روشها و سیستم های قبلی با نیازهای فعلی برای رسیدن به وضع مطلوب است. در هر دو رویکرد برای رسیدن به حداکثر بهره وری، باید مکانیسم ها و محدودیت های مختلفی همچون منابع انسانی، ابزارها، زمان، سرمایه، کیفیت و... را مورد توجه قرار دهیم . برای رسیدن به تمامی این اهداف و پاسخ به سوال های متعددی که پیش از آغاز هر پروژه در ذهن مدیران و مجریان پروژه نقش می بندد و برای جلوگیری از سوء تفاهم ها و برداشت های دوگانه و چند گانه از یک موضوع واحد و دست یابی به یک خط سیر مشخص و علمی برای پروژه لازم است تا سازمان اقدام به تهیه یک سند مطالعاتی و اطلاعاتی به نام RFP نماید.

اگر تا کنون در پروژه های مختلف فعالیت کرده باشید یا در جلسات مقدماتی یک مناقصه حضور پیدا کرده اید حتما عبارتRFP بارها به گوش شما خورده، شاید هم در آگهی های مناقصه یا در روزنامه ها و مجلات این عبارت را شنیده باشید.RFP یا درخواست طرح پیشنهادی خلاصه ای از عبارت سه کلمه ای Request for Proposal می باشد.

نمونه های بسیار موفق و زیبا و تخصصی پروپوزال های کازیو از این دست هستند

RFP ابزاری استاندارد برای خریداری خدمات است که به صورت رسمی توسط سازمان تهیه می شود و به ارائه دهندگان خدمات مورد نظر ارائه می شود تا سازمان پیشنهاد ها و راه حل های مختلفی را برای یک موضوع واحد در اختیار داشته باشد و با دقت بیشتری به بررسی ان بپردازد. پس از پایان مذاکرات و توافقات ممکن است به عنوان بخشی از اسناد قرارداد مورد استفاده قرار گیرد.

زمانی که یک شرکت قصد دارد یک پروژه داخلی انجام دهد یا پروژه ای را به منابع بیرونی سازمان ارجاع دهد به پیمانکار نیاز پیدا می کند شرکت برای برگزاری مناقصه و جمع آوری پیشنهادات پیمانکاران مختلف باید درخواست طرح پیشنهادی خود را تهیه کند. RFP به شرکت ها کمک می کند به تشریح جزییات مورد نظر و نیاز خود در اسناد مناقصه بپردازند و از این طریق بتوانند بهترین پیمانکار را شناسایی نمایند. در واقع تهیه RFP روش رسمی تشریح اسناد یک پروژه می باشد که به شرکت های پیمانکار کمک می کند چگونه طرح خود را تهیه و پاسخ لازم را ارائه دهند و بدینوسیله آنها را از روش بررسی طرح ها با خبر می سازد. با تهیه راهنماهای لازم کار شرکت ها برای مقایسه پیشنهادات بسیار ساده می شود چراکه چهارچوب کلی در دفترچه های راهنمای مناقصه منتشر و به صورت یکسان در اختیار تمامی متقاضیان مناقصه قرار میگیرد.

هیچگونه استاندارد مشخصی برای تهیهRFP وجود ندارد اما نهاد های دولتی معمولاً چهارچوب هایی را برای هدایت کردن مسیر طرح های پیشنهادی اعمال می کنند.

شرکت های پیمانکار مناقصه ها با خواندن RFP و نوشتن طرح پیشنهادی خود به تشریح توانایی های خود برای تامین نیاز ها و درخواست های لحاظ شده و تعیین شده برای چهارچوب پروژه می کنند.

هنگام نوشتن طرح پیشنهادی شرکت متقاضی شرکت در مناقصه باید با دقت تمام از راهنمایی ها و چهارچوب تعیین شده درRFP را دنبال کند تا از دور شدن از مسیر اصلی پروژه اجتناب کند.

محتوای یک طرح پیشنهادی شامل موارد زیر است:

خلاصه مدیریتی- خلاصه ای از تمام پروژه که در یک یا چند صفحه اطلاعات کلی و لازم را در اختیار خواننده می گذارد.

شرح - تشریح ضرورت انجام پروژه و تاثیرات آن در کسب و کار

تشریح پروژه- تشریح چگونگی اجرا و ارزیابی پروژه

اطلاعاتی در مورد سازمان

برنامه زمانی پروژه

بودجه

نتایج پروژه

ریسک ها و ...

منبع

https://www.kazio.ir/