نرم افزار حسابداری کافی شاپ؛ امکانات و انتخاب

نرم افزار حسابداری کافی شاپ برنامه‌ای است که فروش روزانه‌ی کافه را ثبت می‌کند، برای هر میز یا سفارش بیرون‌بر فیش و فاکتور صادر می‌کند، موجودی مواد اولیه را در انبار کنترل می‌کند و در پایان روز گزارش فروش، صندوق و بانک را می‌دهد. نرم افزار کافی شاپ مناسب کار صندوق را سریع‌تر و حساب‌ها را شفاف می‌کند و برای کافه، کافی شاپ، قهوه فروشی، فست فود و رستوران کاربرد دارد.

چرا کافی شاپ به نرم افزار حسابداری نیاز دارد؟

در کافه‌ای که سفارش‌ها روی کاغذ یا در ذهن صندوق‌دار ثبت می‌شود، در ساعت شلوغی صورتحساب میزها جابه‌جا می‌شود، فروش واقعی هر نوشیدنی معلوم نیست و کسری مواد اولیه دیر دیده می‌شود. برنامه حسابداری کافه هر سفارش را با میز، اپراتور و زمان ثبت می‌کند تا مدیر بدون حضور دائم در صندوق، فروش و سود روزانه را ببیند.

امکانات اصلی نرم افزار کافی شاپ

فروش و صندوق

• تعریف و گروه‌بندی نوشیدنی‌ها، غذاها، کالاها و سرویس‌های روزانه
• صدور سریع فیش و فاکتور فروش در صندوق
• تعیین سقف فروش روزانه برای یک کالا یا غذای خاص
• طراحی قبض اختصاصی کافه

مدیریت میزها

صندوق‌دار معمولاً هنگام تسویه حساب شماره‌ی میز را می‌پرسد و صورتحساب همان میز را ارائه می‌کند. نرم افزار باید محیطی برای تعریف و چیدمان میزهای سالن داشته باشد تا پر یا رزرو بودن میز و صورتحساب آن در یک نگاه دیده شود و در پایان روز یا ماه گزارش فروش به تفکیک میز گرفته شود.

بیرون‌بر و پیک

• تعریف پیک موتوری و ثبت سفارش برای فروش خارج از کافه
• شناسایی شماره‌ی تماس‌گیرنده با دستگاه کالرآیدی (Caller ID) و ثبت سفارش تلفنی بدون پرسیدن دوباره‌ی اطلاعات مشتری
• صورتحساب و گزارش جداگانه‌ی هر پیک

انبار و مواد اولیه

ثبت فاکتور خرید، رسید انبار و کنترل ورود و خروج مواد اولیه، تا کسری قهوه، شیر یا سایر اقلام پیش از تمام شدن دیده شود. اگر کافه چند شعبه یا انبار جدا دارد، اتصال به یک نرم افزار انبارداری کامل‌تر را در نظر بگیرید.

گزارش‌ها

• گزارش فروش روزانه به تفکیک کالا، میز، پیک و اپراتور
• صورتحساب مشتریان، صندوق و حساب‌های بانکی
• گزارش‌ساز برای گزارش‌های مورد نیاز مدیر

کاربران، امنیت و پشتیبان‌گیری

• تعریف کاربران با سطوح دسترسی مختلف توسط مدیر
• نصب تحت شبکه روی چند رایانه، مثلاً صندوق و دفتر مدیر به‌طور هم‌زمان
• تهیه‌ی خودکار و زمان‌بندی‌شده‌ی فایل پشتیبان از اطلاعات
• ارسال پیامک یادآوری یا گزارش به مدیر

بهترین نرم افزار حسابداری کافی شاپ را چگونه انتخاب کنیم؟

بهترین نرم افزار حسابداری کافی شاپ لزوماً پرامکانات‌ترین نیست؛ نرم افزاری است که با روش کار همان کافه جور باشد. پیش از خرید این موارد را بررسی کنید:

1. سرعت صدور فیش: در ساعت شلوغی، صندوق نباید منتظر نرم افزار بماند. نسخه‌ی آزمایشی را با منوی واقعی کافه امتحان کنید.
2. مدیریت میز و بیرون‌بر: اگر هم سالن و هم سفارش تلفنی دارید، هر دو باید در یک نرم افزار و یک گزارش جمع شوند.
3. اتصال به کارتخوان و چاپگر: اتصال به دستگاه پوز صندوق و چاپگر فیش، خطای ورود دستی مبلغ را حذف می‌کند.
4. انبار: کسر خودکار مواد اولیه با هر فروش، اگر بهای تمام‌شده‌ی نوشیدنی‌ها برایتان مهم است.
5. تحت شبکه و دسترسی از راه دور: دیدن فروش از دفتر یا موبایل مدیر.
6. پشتیبان‌گیری و پشتیبانی: روش بازیابی اطلاعات در صورت خرابی رایانه و نحوه‌ی پاسخگویی پشتیبانی.
7. نصب و زبان فارسی: روی ویندوز، تنظیمات زبان فارسی (Language for non-Unicode programs) باید درست باشد؛ وگرنه منوهای فارسی برنامه‌های قدیمی‌تر به‌صورت علامت سؤال نمایش داده می‌شوند.

نرم افزار آماده یا اختصاصی؟

برای یک کافه‌ی تک‌شعبه، نرم افزار آماده‌ای که امکانات بالا را داشته باشد معمولاً کافی است. زنجیره‌ی کافه‌ها، کافه‌هایی با باشگاه مشتریان یا سفارش آنلاین، یا مجموعه‌هایی که می‌خواهند فروش، انبار و حسابداری مرکزی را یکپارچه ببینند، از طراحی نرم افزار مالی و حسابداری اختصاصی بیشتر سود می‌برند. برای فراخوان مشتری هنگام آماده شدن سفارش هم می‌توانید از پیجر نوبت دهی (فراخوان مشتری) استفاده کنید.

سوالات متداول درباره نرم افزار حسابداری کافی شاپ

نرم افزار کافی شاپ با نرم افزار حسابداری عمومی چه فرقی دارد؟

نرم افزار حسابداری عمومی دفاتر و اسناد مالی را نگه می‌دارد، ولی میز، فیش سریع، پیک و کالرآیدی ندارد. نرم افزار کافی شاپ برای کار روزانه‌ی صندوق ساخته شده و گزارش آن را به حسابداری می‌دهد.

آیا نرم افزار حسابداری کافی شاپ برای قهوه فروشی و فست فود هم مناسب است؟

بله؛ همان امکانات فروش، صندوق، پیک و انبار برای قهوه فروشی، فست فود، ساندویچ فروشی و رستوران هم کاربرد دارد. فقط تعریف منو و گزارش‌ها متفاوت است.

آیا می‌توان نرم افزار کافی شاپ را روی چند رایانه نصب کرد؟

نسخه‌های تحت شبکه روی چند رایانه، مثلاً صندوق و دفتر مدیر، هم‌زمان کار می‌کنند و همه به یک بانک اطلاعاتی وصل‌اند.