نرم افزار Erp چیست

امروزه اهمیت و لزوم استفاده از نرم افزار ERP در سازمان‌ها بر کسی پوشیده نیست و هر روزه سازمان‌های بیشتری جهت راه‌اندازی و به‌روزرسانی این سامانه‌ها در سازمان خود اقدام می‌نمایند. به همین جهت نگاهی کوتاه بر این سامانه‌ها و مزایای راه‌اندازی این سامانه‌ها در سازمان‌ها خواهیم داشت.

ERP چیست؟

ERP کلمه مخفف شده‌ای از 3 کلمه سازمان‌های بزرگ (Enterprise)، منابع (Resource) و برنامه‌ریزی (Planning) می‌باشد. نرم افزار های ERP سامانه‌هایی هستند که تمامی منابع یک سازمان را مدیریت می‌کنند. یکپارچگی و فرایند‌محور بودن در این سامانه‌ها از نقاط بارز و مهم تلقی می‌گردد؛ همچنین این سامانه‌ها شرایط و امکانات لازم جهت برنامه‌ریزی و استفاده بهینه از منابع سازمان را فراهم می‌کنند.

به طور کلی اگر بخواهیم نرم افزار ERP را به زبانی ساده تعریف کنیم، می‌توان گفت که ERP یک بسته نرم‌افزاری استاندارد به‌صورت جامع و ماژولار است.

نرم افزار erp شامل ماژول‌های آماده و یکپارچه‌ای است که با توجه به بهترین راهکارهای به‌دست‌آمده در صنایع یکسان با سازمان شما از پیش آماده و مهندسی شده است که پس از طی مراحل اولیه پیاده‌سازی با توجه به کسب و کار شما قابل پیکره بندی و سفارشی‌سازی می‌باشد.

این بسته نرم‌افزاری دارای انعطاف بالا، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده که تمامی فرایندهای اصلی برای رسیدن به ارزش افزوده در سازمان شما را شامل می‌شود.

عکس نرم افزار ERP

چه زمانی نیازمند نرم افزار ERP هستید؟

به‌طورکلی 5 نشانه اصلی برای نیاز سازمان شما به یک سامانه مدیریت منابع سازمانی (ERP) وجود دارد:

زمانی که متوجه شوید هزینه و منابع زیادی را صرف نظارت و مانیتورینگ می‌کنید

عدم وجود یکپارچگی بین واحدهای شما باعث صرف هزینه‌های اضافی می‌شود

زمانی که قادر به تصمیم‌گیری در لحظه بر مبنای اطلاعات نیستید

زمانی که گردش کار شما به پیشرفت کسب‌وکارتان کمکی نمی‌کند

زمانی که کیفیت ارائه خدمات شما به مشتری کاهش یافته است

 نرم افزار ERP

دلایل پیاده‌سازی نرم افزار ERP چیست:

با توجه به هزینه‌های بالا برای اجرای چنین ابتکاری چه چیزی می‌تواند به یک سازمان برای اجرای سیستم مدیریت یکپارچه انگیزه دهد؟

آیا بازگشت سرمایه‌ی مدنظر نقش مهمی را در تصمیم‌گیری برای پیاده‌سازی ایفا می‌کند؟

چگونه یک سازمان تصمیم می‌گیرد که کدام ماژول را پیاده‌سازی کند؟

پیاده‌سازی نرم افزار ERP برای بهبود عملکرد کسب‌وکار است. سازمان‌های بسیاری همچنین علاقه‌مند به کشف موقعیت خود برای رشد، کاهش سرمایه کاری و خدمت بهتر به مشتریان هستند.

مقایسه این موضوع با سال گذشته نشان می‌دهد که تمایل برای آسان‌تر شدن کار نیروی انسانی و جایگزینی سیستم موروثی بیشتر شده است.

به این معنی که ادغام بین حوزه‌های عملکردی مختلف که در یک زنجیره ارزش قرار دارند، به‌منظور بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار یک سازمان و حصول اطمینان از هم‌ترازی عملی بین فرایندهای کسب‌وکار می‌باشد.

بر پایه این بهینه سازی در فرایندهای بحرانی، نرم افزار ERP انتخاب‌شده کمک می‌کند که استراتژی‌های سازمان در جهت بهبود رشد وزیر ساخت‌های قابل قیاس، موفق‌تر عمل کند.

مراحل پیاده سازی نرم افزار ERP

مزایای حوزه‌های مختلف در نرم افزار ERP چیست:

راه‌اندازی سامانه مدیریت منابع سازمان (ERP)، باعث بهینه‌سازی فرایندهای سازمان می‌گردد و هدف آن تأمین نیازهای اصلی و راهبردی یک سازمان در درازمدت می‌باشد. پس از راه‌اندازی نرم افزار ERP منافع بسیاری برای سازمان به ارمغان خواهد آمد که در ادامه در حوزه‌های مختلف مورد بررسی قرار می‌دهیم.

حوزه فنی:

پس از راه‌اندازی نرم افزار ERP فرایندهای استاندارد و بهبودیافته با توجه به صنعت سازمان، جایگزین فرایندهای سابق می‌گردد و در نتیجه سازمان توان بیشتری در کنترل روند و پیشرفت فرایندها خواهد داشت، اطلاعات با دقت و سرعت بیشتری به دست مدیران خواهد رسید و به مدیران این امکان را می‌دهد که تصمیم‌گیری‌های در لحظه با توجه به وضع موجود بگیرند.

با استفاده از تکنولوژی‌های نوین مورداستفاده در این سامانه، سازمان امکان استفاده و تعامل با سایر نرم‌افزارهای درون‌سازمانی و بیرون سازمانی را با امنیت بالا خواهد داشت. سازمان‌ها با استفاده از نرم افزار ERP این امکان را خواهند داشت که ضمن استفاده از نرم‌افزارهای با ارزش افزوده بالا در کنار ERP، از امکان ساخت و توسعه افزونه‌ها برای خود نرم‌افزار اصلی نیز بهره‌مند گردند.

دستاوردهای نرم افزار ERP در حوزه فنی:

دسترسی سریع و ایمن به اطلاعات

کاهش حجم آموزش موردنیاز

یکپارچگی کامل بین سیستم‌ها

استفاده از بستر شبکه وب

امکان مدیریت گردش کار

انطباق با استانداردهای جهانی

کاهش وابستگی به سیستم‌عامل و سخت‌افزار

قابلیت پیکربندی امکانات

نرم افزار ERP

دستاوردهای نرم افزار ERP در حوزه استراتژیک:

با پیاده‌سازی نرم افزار ERP ، عمده‌ترین تغییرات در یک سازمان مربوط به حوزه استراتژیک خواهد بود. اولین و مهم‌ترین مورد، تغییر نگرش سازمان در استفاده از سیستم‌های جزیره‌ای به نگرش سیستمی و فرایند محور می‌باشد.

پس از انجام تغییر ذکر شده در فوق، هماهنگی بین واحدهای سازمان بسیار افزایش خواهد داشت و در نتیجه سازمان می‌تواند در زمینه‌های تولید، خدمات‌رسانی، تهیه گزارش‌ها دقیق مالی، افزایش میزان فروش و سودآوری بیشتر موفق‌تر عمل کند.

نرم افزار ERP پس از ایجاد فرایندها مطابق با استاندارد جهانی، توانایی سازمان را در نظارت به فرایند افزایش داده و با استفاده از یک پایگاه‌داده جامع و متمرکز، باعث صرفه‌جویی در هزینه، زمان و افزایش کارایی در سازمان می‌گردد. همچنین نرم افزار ERP باعث بهبود زیرساخت و هماهنگی بیشتر درون‌سازمانی می‌گردد که این امر، مزیتی بزرگ برای ورود به دنیای تجارت الکترونیک و به‌کارگیری بستر وب، به جهت تسهیل امور به شمار می‌رود.

دستاوردهای حوزه استراتژیک:

ایجاد نگرش سیستمی در سازمان

نظام‎‌مند شد کردن نحوه انجام فرایندهای کاری

کمک در دستیابی به مزیت رقابتی از طریق بهبود فرایندها

هماهنگی سریع‌تر با تغییرات برون‌سازمانی

استفاده از فناوری‌های دقیق و به‌روز

توسعه زیرساخت به‌منظور ورود به تجارت الکترونیک

تسهیل توسعه سیستم‌ها و فناوری‌های جدید

ایجاد یکپارچگی سازمانی از بعد اطلاعاتی

افزایش سازگاری میان اطلاعات موجود در سازمان

نرم افزار ERP

دستاوردهای نرم افزار ERP در حوزه عملیاتی:

نرم افزار ERP اطلاعات سازمان را در واحدهای مختلف به جریان درآورده و برای گرفتن انواع گزارش‌ها مبنای یکسانی را فراهم می‌کند. با استفاده از این امکان از ایجاد اشتباهات و مغایرت در اطلاعات موجود در واحدهای مختلف جلوگیری می‌شود.

همچنین شما می‌توانید در هر زمان اطلاعات را به‌روزرسانی کنید که این امر باعث افزایش کیفیت و سرعت برای گزارش‌گیری‌ها و تصمیمات در لحظه می‌شود.

از سایز مزایای نرم افزار ERP، بهینه‌سازی و مدیریت هرچه بیشتر زنجیره تأمین و عرضه محصول، افزایش تعامل بین مشتریان، تأمین‌کنندگان و پیمانکاران، ارتباط با سیستم‌های اطلاعاتی برون‌سازمانی، تسریع در انجام فعالیت‌ها، کاهش دوباره‌کاری، کاهش هزینه و افزایش راندمان کاری کارکنان و سازمان می‌باشد.

شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم افزار ERP در ایران و جهان:

سامانه‌های ERP در بازار کسب و کار جهانی از جایگاه ویژه‌ای برخوردار هستند. در کشورمان نیز این سامانه‌ها موردتوجه قرار گرفته‌اند و هرروزه سازمان‌های جدیدی به لیست مشتریان این سامانه می‌پیوندند.

از بین شرکت‌های بزرگ در جهان که این سیستم‌ها را ارائه می‌دهند، می‌توان به شرکت‌های SAP Microsoft، Oracle و Focus Softnet اشاره کرد.

مزایا و معایب شرکت‌های خارجی ارائه‌دهنده نرم افزار ERP چیست:

برخلاف تفکر عمومی که نرم‌افزارهای خارجی موفقیت چندانی در بالابردن سرعت کارایی شرکت‌های داخلی نداشته است، این نکته لازم به ذکر است که نرم‌ افزار ERP خارجی به دلیل اینکه بر پایه فرایندهای استاندارد جهانی بنا شده‌اند و تجربه پیاده‌سازی موفق در صنایع مختلفی در مقیاس جهانی را دارا هستند، در صورت پیاده‌سازی مناسب و اصولی، می‌توانند به موفق‌ترین سامانه‌ها در کشور بدل شوند.

طبق تحقیقات صورت‌گرفته توسط کارشناسان، مهم‌ترین دلیل عدم موفقیت پروژه‌ها عدم آگاهی سازمان‌ها از تفاوت میان MIS و ERP و روند اجرایی متفاوت آنهاست.

مهم‌ترین دلیلی که می‌توان به آن اشاره کرد عدم ارائه لایسنس و عدم پشتیبانی مناسب از نرم‌افزارهای خارجی و عدم دسترسی به این شرکت‌ها جهت اعمال تغییرات در نرم‌افزار به دلیل تحریم‌های بین‌المللی می‌باشد.

 کلام آخر

به‌صورت کلی نرم افزار ERP مزایا و منافع زیادی که در این نوشتار به آن پرداخته شد را برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورند که هرکدام از بسیار مهم و کلیدی محسوب می‌گردند، اما 5 عدد از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که از اهمیت خاصی برخوردار می‌باشند به شرح زیر می‌باشد:

کاهش هزینه‌های اداری:

با توجه به فرایند گرا بودن عملیات، استفاده از بهروش ها و قابلیت بررسی و پایش فرایندها، از اتلاف زمان در انجام فعالیت‌ها جلوگیری می‌شود. این زمان کاهش‌یافته می‌تواند منجر به کاهش اضافه‌کاری، افزایش کارایی، کاهش خطاها و دوباره‌کاری‌ها شود که به‌عنوان یکی از مهم‌ترین منافع نرم افزار ERP در سازمان‌ها گزارش می‌شود.

ROI در نرم افزار erp فینال

افزایش گردش مالی:

با توجه به قابلیت موجود در دامنه پیاده‌سازی نرم افزار ERP می‌تواند به برنامه‌ریزی بهتر برای تولید که منجر به افزایش محصول و یا در دسترس بودن خدمات گردد، کمک نماید. در نتیجه سازمان سفارش‌ها کمتری را ازدست‌داده و یا سطح بالاتری از رضایت مشتری را به طور مقیاس‌پذیری به دست آورد.

بهبود برنامه‌ریزی کمک می‌کند که از کلیه منابع مرتبط به تولید به طور مؤثر و با حداقل اتلاف استفاده شود که در نهایت با افزایش خدمات و یا تولید، افزایش گردش مالی را به دنبال خواهد داشت.

افزایش حاشیه سود:

به کمک کنترل بهای تمام شده و بررسی گزارش‌های سریع‌تر، معتبرتر و دقیق‌تر فرایندها، سازمان بهبودهای مؤثری در کاهش بهای تمام شده خود ایجاد و گلوگاه سازمانی را بهبود خواهد بخشید.

ضمناً با استفاده از اطلاعات تاریخی مربوط به میزان مصرف، تأمین‌کنندگان و خریدهای قبلی، سازمان قادر به مدیریت بهتر منابع مالی خود و کاهش هزینه‌های تولید و یا ارائه خدمات و به‌تبع آن افزایش حاشیه خواهد بود.

استفاده درست از منابع مالی و سرمایه:

استفاده کامل و صحیح از نرم افزار ERP منجر به کاهش موجودی غیر متحرک انبار می‌شود یا به بیان دیگر در واقع موجودی بر اساس برنامه‌ریزی دقیق و در زمان مناسب خریداری می‌گردد و با استفاده مؤثرتر از منابع و کمک به فرایند جمع‌آوری وصولی‌ها، سرمایه‌های مالی شرکت آزاد شده و در گسترش بازار و یا محصول که خود باعث افزایش سود خواهد شد.

افزایش قدرت تصمیم‌گیری:

سازمان‌ها بدون استقرار نرم افزار ERP و امکان شبیه‌سازی برنامه‌ریزی تولید و بررسی تأثیرات ناشی از تغییر آن بر قیمت تمام شده، قادر به تصمیم دقیقی در میزان تخفیفات و کاهش مبالغ فروش و یا پورسانت‌ها در قراردادهای بزرگ و یا جشنواره‌های فروش نیستند و صرفاً با حس و تجربه تصمیم‌گیری می‌کنند.

با استقرار نرم افزار ERP سازمان‌ها با امکان شبیه‌سازی افزایش مقادیر ناشی از قرارداد و تأثیر آن بر MPS و بهای تمام شده، می‌توانند تصمیم مؤثرتری در میزان تخفیف‌ها و یا پورسانت‌ها بگیرند که این موضوع می‌تواند برای سازمان‌های بزرگ بسیار مهم و ارزشمند باشد.

منبع

https://ilia-erp.com/